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Savoir archiver et classer - Organiser son poste de travail

1 jour - 7 heures

Objectifs

A l’issue de cette formation, le participant sera capable de : Maîtriser les techniques du classement et de l'archivage Déterminer un plan de classement, l'organiser et le gérer

Participants

Assistante, secrétaire et personnel administratif.

Prérequis

Pas de prérequis pour cette formation

Pédagogie

La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.

Remarques

 

Certification

 

Profil de l'intervenant

Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.

Moyens techniques

Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Espace d’accueil, configuration technique des salles et matériel pédagogique dédié pour les formations en centre. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.

Méthodes d'évaluation des acquis

Exercices individuels et collectifs durant la formation. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis de fin de stage sont adressées avec la facture.

Programme

Repérer les incidences du classement sur l'entreprise

  • Réaliser un état des lieux de la gestion des documents
  • Mesurer l'impact économique

Définir les attentes d'un service

  • Mesurer l'accessibilité, les fréquences d'utilisation
  • Faire face à la multiplication des documents
  • Gérer les différentes sources des documents

Adopter une méthode et un plan de classement

  • Connaître les différents modes de classement
  • Choisir les moyens de classement adaptés
  • Structurer un dossier (les différents outils)
  • Utiliser l'informatique

S'organiser en amont pour faciliter le classement

  • Utiliser les pré-tris
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