Savoir archiver et classer - Organiser son poste de travail
1 jour - 7 heures
Objectifs
A l’issue de cette formation, le participant sera capable de : Maîtriser les techniques du classement et de l'archivage Déterminer un plan de classement, l'organiser et le gérer
Participants
Assistante, secrétaire et personnel administratif.
Prérequis
Pas de prérequis pour cette formation
Pédagogie
La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.
Public Visé
Collaborateurs - Développer ses compétences, s’affirmer comme expert dans son domaine, sécuriser son parcours professionnel ; Entreprises ou organisations - Accélérer les évolutions de carrière des collaborateurs, augmenter l’efficacité et l’employabilité des équipes… ; Demandeur d’emploi - Développer son employabilité, favoriser sa transition professionnelle...
Profil de l'intervenant
Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.
Accessibilité
Moyens techniques
Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Espace d’accueil, configuration technique des salles et matériel pédagogique dédié pour les formations en centre. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.
Méthodes d'évaluation des acquis
Un contact téléphonique est systématiquement établi avec le stagiaire ou la personne chargée de son inscription afin de définir le positionnement. Si besoin, un questionnaire est adressé pour valider les prérequis en correspondance et obtenir toute précision nécessaire permettant l’adaptation de l’action. Durant la formation, des exercices individuels et collectifs sont proposés pour évaluer et valider les acquis du stagiaire. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis sont adressées avec la facture.
Programme
Repérer les incidences du classement sur l'entreprise
- Réaliser un état des lieux de la gestion des documents
- Mesurer l'impact économique
Définir les attentes d'un service
- Mesurer l'accessibilité, les fréquences d'utilisation
- Faire face à la multiplication des documents
- Gérer les différentes sources des documents
Adopter une méthode et un plan de classement
- Connaître les différents modes de classement
- Choisir les moyens de classement adaptés
- Structurer un dossier (les différents outils)
- Utiliser l'informatique
S'organiser en amont pour faciliter le classement
- Utiliser les pré-tris
