Outlook-Fonctions Avancées
1 jour - 7 heures
Objectifs
Savoir gérer le travail collaboratif d’Outlook.
Participants
Tout public.
Prérequis
Avoir suivi le cours Outlook 2013-2016 Notions de base ou connaissances équivalentes
Pédagogie
La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.
Spécificités pédagogiques de la session à distance
Formation dispensée en visio-formation avec un séquencement adapté. Configuration et accès à notre outil de visio-formation. Accès à la bibliothèque pédagogique virtuelle durant la formation afin de partager les exercices, contrôler les résultats obtenus et déployer l’ensemble du séquencement pédagogique. La durée exacte des modules définis ci-après est susceptible de varier en fonction de la vitesse d’appropriation des concepts enseignés de la part du stagiaire.
Remarques
Public Visé
Collaborateurs - Développer ses compétences, s’affirmer comme expert dans son domaine, sécuriser son parcours professionnel ; Entreprises ou organisations - Accélérer les évolutions de carrière des collaborateurs, augmenter l’efficacité et l’employabilité des équipes… ; Demandeur d’emplois - Développer son employabilité, favoriser sa transition professionnelle...
Certification
Formation éligible au CPF - Certification TOSAProfil de l'intervenant
Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.
Accessibilité Handicap
Moyens techniques
Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Espace d’accueil, configuration technique des salles et matériel pédagogique dédié pour les formations en centre. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.
Moyens techniques relatifs aux sessions à distance
Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Accès à notre service technique durant l’animation pour toute limite rencontrée. Accès à l’espace de conversation instantané durant la session pour interagir avec le formateur et les participants. Transmission d’un email de contact pour réaction privée durant la session. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.
Méthodes d'évaluation des acquis
Exercices individuels et collectifs durant la formation. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis de fin de stage sont adressées avec la facture.
Méthodes d'évaluation des acquis de la formation à distance
Exercices individuels et collectifs communiqués durant la formation via la bibliothèque pédagogique virtuelle mise à disposition ou directement par le formateur. Ces activités constituent les modalités de suivi et d’évaluation du Stagiaire de la part du formateur. Suivi permanent du formateur durant l’animation et durant les exercices pratiques.
Programme
Options avancées de la messagerie
- Créer des règles de messagerie pour le classement
- Gérer le courrier indésirable
- Utiliser les actions rapides
- Utiliser les mises en forme conditionnelles
- Trier les messages selon des critères
- Archivage Avancé (paramétrage et optimisation)
- Création de dossiers de recherche
- Utiliser le gestionnaire d’absence du bureau
Options avancées du calendrier
- Gestion des réunions
- Utilisation des agendas de groupe
- Planification des réunions
- Vérifier les réponses des participants à une demande de réunion
- Définir un rappel de rendez-vous
- Gérer la périodicité d’un rendez-vous ou d’un événement
- Paramétrer son calendrier
- Paramétrer les styles d’impression du calendrier
- Partager son calendrier
- Ouvrir un calendrier partagé
Optimiser le travail en groupe à l’aide du gestionnaire des tâches
- Assigner une tâche
- Accepter ou refuser une tâche
- Reprendre possession d’une tâche refusée
- Paramétrer l’affichage et personnalisation du dossier tâche
- Transformer un message en tâche
- Transformer une tâche en rendez-vous
Partager Outlook avec son équipe
- Déléguer sa boîte aux lettres
- Définir les droits d'accès
- Envoyer du courrier pour le compte d’une autre personne
- Partager les contacts
- Partager un dossier
- Ouvrir le dossier d’un autre utilisateur
- Utilisation des dossiers publics
Importation et exportation
- Importer ou exporter un annuaire de contact
- Exporter un calendrier
