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Maîtriser son poste d'assistante

3 jours - 21 heures

Objectifs

Acquérir les compétences organisationnelles et relationnelles Gérer efficacement l’organisation et les priorités Savoir traiter les demandes de chacun

Participants

Assistantes

Prérequis

Avoir obtenu une expérience significative sur un poste d'assistante

Pédagogie

La pédagogie est basée sur le principe de la dynamique de groupe avec alternance d'apports théoriques, de phases de réflexion collectives et individuelles, d'exercices, d'études de cas et de mises en situations observées. Formation / Action participative et interactive : les participants sont acteurs de leur formation notamment lors des mises en situation car ils s'appuient sur leurs connaissances, les expériences et mettront en œuvre les nouveaux outils présentés au cours de la session.

Remarques

 

Certification

 

Profil de l'intervenant

Consultant-formateur expert. Suivi des compétences techniques et pédagogiques assuré par nos services.

Moyens techniques

Encadrement complet des stagiaires durant la formation. Espace d’accueil, configuration technique des salles et matériel pédagogique dédié pour les formations en centre. Remise d’une documentation pédagogique papier ou numérique à échéance de la formation.

Méthodes d'évaluation des acquis

Exercices individuels et collectifs durant la formation. La feuille d’émargement signée par demi-journée ainsi que l’évaluation des acquis de fin de stage sont adressées avec la facture.

Programme

Clarifier ses missions

  • La fonction
  • Le rôle
  • La maîtrise
  • Les tâches
  • Le collaboratif

S'organiser au quotidien

  • Gérer son temps, les priorités, les urgences
  • Repérer ses croque-temps et savoir s'en protéger.
  • Gérer les interruptions et les imprévus.
  • Assurer le suivi des demandes et des actions
  • Créer des outils efficaces
  • Tirer profit de son agenda électronique.
  • La gestion des messages électroniques

Optimiser son classement

  • Les règles de base
  • La recherche de documents
  • Analyser les dysfonctionnements
  • La pertinence des types de classement
  • Le classement papier
  • Le classement informatique

Rédiger des documents efficaces

  • Les différents types d'écrits professionnels : e-mails, des lettres et des notes
  • Écrire pour être lu et compris
  • Comment écrire court et clairs
  • Rappels sur les pièges à éviter sur sa présentation de document
  • Rédiger des mails à bon escient

Définir les canaux de communication

  • Optimiser la circulation des informations
  • Utiliser des outils de suivi et de relance

Mieux communiquer auprès de ses interlocuteurs

  • Accueillir une personne (physique ou téléphonique)
  • Identifier les différentes personnalités et s'y adapter
  • S'affirmer sans agressivité
  • Faire confiance, inspirer confiance
  • Gérer les tensions et les conflits
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Grand-Est (Bar le duc, Chalons en champagne, Colmar, Epinal, Metz, Mulhouse, Nancy, Reims, Strasbourg, Troyes) Nouvelle-Aquitaine (Agen, Angouleme, Biarritz, Bordeaux, Brive, Compiegne, La rochelle, Limoges, Niort, Pau, Perigueux, Poitiers) Auvergne-Rhônes-Alpes (Annecy, Bourg en bresse, Chambery, Clermont ferrand, Grenoble, Lyon bron, Lyon masset, Lyon vendome, Saint etienne, Valence) Normandie (Caen, Le havre, Rouen) Bourgogne-Franche-Comté (Auxerre, Belfort, Dijon, Sens) Bretagne (Brest, Rennes) Centre-Val-de-Loire (Blois, Bourges, Chartres, Chateauroux, Orleans, Tours) Corse (Ajaccio, Bastia) Île de France (Aulnay sous bois, Groupe, La defense courbevoie, Nanterre, Paris nation, Paris ternes, Poissy) Occitanie (Cahors, Castres, Montauban, Montpellier, Narbonne, Nimes, Pamiers, Perpignan, Rodez, Toulouse) Pays de la Loire (La roche sur yon, Le mans, Montaigu, Nantes) Hauts de France (Amiens, Lille, Roubaix, Soissons) Provence-Alpes-Côte d'Azur (Aix en provence, Avignon, Marseille, Nice)